MENGURUSKAN bangunan menggunakan kaedah manual dilihat tidak lagi relevan apabila ia mempunyai kelemahan daripada pelbagai sudut dan memberi impak sama ada kepada pemilik unit, Badan Pengurusan Bersama (JMB) atau Perbadanan Pengurusan (MC).
Sehubungan dengan itu, pihak Dewan Bandaraya Kuala Lumpur (DBKL) menyarankan agar bangunan berstrata di sekitar pusat bandar khususnya untuk menggunakan Sistem Pengurusan Bangunan bagi memudahkan kerja, menjimatkan masa serta mengelakkan masalah integriti berlaku.
Ahli Jawatankuasa Institut Pengurus Harta dan Fasiliti Malaysia, Sr Rozaini Nizar berkata sistem pengurusan bangunan mempunyai pelbagai jenis dan antara yang popular adalah CSS Strata, i-neighbour, e-komuniti, MyTaman, Condo Master dan banyak lagi.
“Kesemua sistem tersebut mempunyai konsep serta prinsip yang sama tetapi versi yang berbeza di dalam pasaran,” katanya ketika Program Bual Bicara Coffee Talk COBKL – Kepentingan Pemakaian Sistem Pengurusan di Bangunan Berstrata pada Isnin.
Rozaini berkata penggunaan sistem mempunyai pelbagai kelebihan kerana ia lebih komprehensif di mana merangkumi pengurusan kewangan, bangunan dan operasi.
“Penggunaan sistem membantu mengurangkan tenaga kerja susulan urusan pengurusan operasi akan dilakukan secara sistem. Sebagai contoh bangunan yang mempunyai 2,000 unit kebiasaannya memerlukan tiga ke lima kaunter untuk pembayaran tetapi dengan adanya sistem ini mungkin hanya memerlukan dua kaunter sahaja kerana urusan lain dapat diselaraskan melalui sistem tersebut.
“Selain itu, dengan penggunaan sistem ia mempunyai pangkalan data yang lebih selamat, lengkap dan penstoran data tanpa limit di mana ia memudahkan untuk menyimpan data pembayaran yang berlaku pada lima atau 10 tahun lalu.
“Manakala dari segi keselamatan pula, setiap kakitangan akan menerima ID dengan akses yang berbeza. Sebagai contoh, pihak kerani kutipan hanya boleh key in transaksi sahaja manakala sebarang pembetulan atau pembatalan transaksi hanya boleh dilakukan oleh pihak pengurus bangunan sahaja,” ujar beliau dengan pemakaian sistem yang komprehensif ini membuatkan urusan serah tugas lebih efektif.
Tambah beliau, dengan sistem pengurusan bangunan, urusan temu janji pelawat dan kontraktor dapat diuruskan dengan lebih efisien pada bila-bila masa.
“Ada sebahagian yang menggunakan kod QR di mana setelah menetapkan tarikh dan masa temu janji, kod QR tersebut akan dikongsikan dengan pihak pengawal keselamatan.
“Melalui sistem juga kehadiran pelawat atau kontraktor dapat dimaklumkan terus kepada pihak JMB atau MC. Kita dapat mengetahui kontraktor yang mana, untuk unit yang mana, masa yang telah ditetapkan dan sebagainya,” jelas beliau.
Tambahnya lagi ia juga bagi mengelakan risiko rekod dimanipulasi oleh mana-mana pihak.
“Ini adalah isu yang besar dan saya percaya pihak DBKL dan Pesuruhjaya Bangunan (COB) yang lain tahu atau peka dengan isu ini di mana ketirisan wang kebiasaannya boleh terjadi. Sebagai contoh ada residen membayar caj selenggara sebanyak RM200 kemungkinan pembantu kutipan akan memberikan resit tetapi tidak direkodkan dalam buku manual,” katanya risiko masih ada meskipun sesebuah pemajuan menggunakan Sistem Pengurusan Bangunan namun ia dapat dikurangkan.
Dalam pada itu, Rozaini turut menasihatkan agar pihak JMB dan MC untuk bertukar ke arah penggunaan Sistem Pengurusan Bangunan selain dapat menjimatkan masa ia dapat mengurangkan risiko kesilapan rekod dan lain-lain.
“Sistem pengurusan akaun yang tidak sistematik akan menyebabkan banyak data atau info yang tidak tepat dan paling penting matlamat utama kita adalah untuk mengurangkan risiko ketirisan wang berlaku kerana sistem yang digunakan adalah lebih telus,” ujar beliau. -WILAYAHKU
